Privacybeleid

1. Wie verwerkt uw gegevens

Slimme Automatisering is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven op deze pagina.

Bedrijfsnaam

Slimme Automatisering

Adres

Adjudant HP Kosterstraat 16, 3313 AM Dordrecht

Telefoon

06 1574 1184

E-mail

info@slimmeautomatisering.nl

KvK-nummer

42151607

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming. Dat hoeft ook niet voor een bedrijf van deze omvang. Voor vragen over privacy kunt u rechtstreeks bij ons terecht.

2. Welke gegevens en waarom

Contactformulier

Wanneer u het contactformulier gebruikt, ontvangen wij uw naam, e-mailadres, eventueel uw bedrijfsnaam en de inhoud van uw bericht. Wij gebruiken die alleen om uw vraag te beantwoorden.

Offerteaanvraag

Bij een offerteaanvraag ontvangen wij daarnaast uw telefoonnummer als u dat invult, en wat u heeft aangevinkt over waar uw werk vastloopt. Die gegevens gebruiken wij om een passend voorstel te maken. In de begeleide intake kunt u daarnaast uw huidige werkwijze, programma’s, gebruiksfrequentie, gewenste resultaat, Google-diensten en pakket- of providervoorkeur doorgeven. Deel geen wachtwoorden, API-sleutels of gegevens van uw eigen klanten.

Klantadministratie

Wordt u klant, dan verwerken wij ook de gegevens die nodig zijn voor de opdracht en de facturatie: contactgegevens, adres, KvK- en btw-nummer en betaalgegevens.

Wij vragen nooit om bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheid, godsdienst of politieke voorkeur, en verwerken die ook niet.

3. Op welke grondslag

• Uitvoering van een overeenkomst — voor alles wat nodig is om een opdracht uit te voeren en te factureren.
• Toestemming — als u een formulier invult en het vakje aanvinkt dat wij contact met u mogen opnemen. Die toestemming kunt u altijd intrekken.
• Toestemming voor meten — voor statistieken (Google Analytics) en voor het meten van advertenties (Meta), elk alleen als u daar in de cookiekeuze ja op zegt. Ook die toestemming kunt u altijd intrekken.
• Wettelijke verplichting — de Belastingdienst verplicht ons de administratie zeven jaar te bewaren.
• Gerechtvaardigd belang — voor de beveiliging van onze systemen en het tegengaan van misbruik van formulieren.

4. Hoe lang wij ze bewaren

• Aanvragen die niet tot een opdracht leiden — maximaal 24 maanden, daarna verwijderen wij ze.
• Klantgegevens en correspondentie — tot 24 maanden na afloop van de samenwerking.
• Facturen en administratie — zeven jaar, omdat de fiscale bewaarplicht dat voorschrijft.

Wilt u eerder verwijderd worden? Eén e-mail is genoeg, zie hieronder bij uw rechten.

5. Met wie wij ze delen

Wij verkopen geen gegevens. Voor advertenties delen wij alleen gegevens als u daar in de cookiekeuze toestemming voor geeft. Wij schakelen alleen partijen in die nodig zijn om ons werk te doen:

• Onze hostingpartij — draait deze website en onze e-mail. Servers staan binnen de Europese Unie.
• Onze boekhouding — voor facturen en administratie.
• Google — alleen met uw toestemming, voor statistieken via Google Analytics.
• Meta (Facebook en Instagram) — alleen met uw toestemming voor advertenties. Meta ontvangt dan welke pagina’s u bekijkt, of u contact zocht en of u een aanvraag verstuurde. Bij een aanvraag sturen wij uw e-mailadres en telefoonnummer onherkenbaar gemaakt (gehasht) mee, met uw IP-adres en browsergegevens, zodat Meta de aanvraag aan een advertentie kan koppelen. Voor het verzamelen via de pixel zijn wij en Meta Platforms Ireland samen verantwoordelijk; wat Meta daarna zelf met de gegevens doet, valt onder het privacybeleid van Meta.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Wij dragen zelf geen gegevens over naar landen buiten de Europese Economische Ruimte. Google en Meta kunnen gegevens die zij na uw toestemming ontvangen wel in de Verenigde Staten verwerken, onder het EU-VS Data Privacy Framework.

Lettertypen en afbeeldingen worden vanaf de eigen website geladen. Alleen als u daarvoor toestemming geeft, laden we het analytics-script van Google of de pixel van Meta. Zij verwerken dan ook technische bezoekgegevens. Intake-antwoorden worden met geen van beide gedeeld.

6. Hoe wij ze beveiligen

• Al het verkeer met deze website loopt versleuteld via HTTPS.
• De productieformulieren worden via de website naar ons e-mailadres doorgestuurd. In de expliciet gemarkeerde lokale preview worden testaanvragen alleen op de ontwikkelcomputer opgeslagen en wordt geen e-mail verstuurd. Gebruik daar uitsluitend fictieve gegevens; testbestanden ouder dan 24 uur worden bij de volgende start van de preview verwijderd.
• Toegang tot e-mail en administratie is beveiligd met sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie.
• Wij bewaren geen IP-adressen van bezoekers die formulieren invullen. Heeft u toestemming gegeven voor advertenties, dan geven wij het IP-adres bij een aanvraag wel eenmalig door aan Meta, zonder het zelf op te slaan.

Vermoedt u een datalek of een beveiligingsprobleem? Meld het via info@slimmeautomatisering.nl. Wij pakken dat met voorrang op.

7. Wat de website zelf doet

Metingen starten alleen na uw toestemming, en u kiest per doel. Met toestemming voor statistieken meten we via Google Analytics pagina’s, klikken en afgeronde stappen, zonder intake-inhoud of contactgegevens. Met toestemming voor advertenties melden de Meta-pixel en onze server alleen een bekeken pagina, dat u contact zocht (een klik op ons telefoonnummer of e-mailadres, of een verzoek om persoonlijk contact) en een verstuurde aanvraag. Zonder toestemming laden we geen van beide.

Uw browser slaat uw taalkeuze, themakeuze en cookiekeuze lokaal op. Die blijven op uw eigen apparaat en bereiken ons nooit. Meer daarover leest u op de cookiepagina.

Onze hostingpartij houdt standaard servertoegangslogs bij, waaronder IP-adressen. Die zijn nodig voor de beveiliging en beschikbaarheid van de server en worden na korte tijd automatisch verwijderd. Wij raadplegen ze alleen bij een storing of misbruik.

De app Slimme Documenten

Slimme Documenten is onze gratis app voor facturen, offertes, brieven, herinneringen en e-mails. Hij werkt anders dan de rest van deze website, en dat verschil is belangrijk genoeg om apart te beschrijven.

Wij ontvangen niets

De app heeft geen account, geen server en geen database. Uw bedrijfsgegevens, uw logo, uw klanten, uw uitgegeven nummers en uw laatste concept worden opgeslagen in de opslag van uw eigen browser (IndexedDB), op het apparaat waarop u werkt. Die gegevens worden niet naar ons verzonden en wij hebben er geen toegang toe. Wij weten dus ook niet wie de app gebruikt of wat ermee gemaakt wordt.

De PDF

Het document wordt in uw eigen browser tot PDF gemaakt. Er komt geen server aan te pas. Pas op het moment dat u de PDF zelf verstuurt of deelt, verlaat hij uw apparaat.

Wat dat voor u betekent

Omdat er geen kopie bij ons staat, kunnen wij uw gegevens ook niet terugzetten als u ze kwijtraakt. Maak daarom zelf regelmatig een back-up via Instellingen; dat is één bestand met alles erin. Een browser kan opslag van websites opruimen na een periode zonder gebruik. Installeert u de app op uw beginscherm, dan gebeurt dat niet.

Analytics

De app zelf meet niets en plaatst geen cookies. De uitlegpagina op deze website valt wel onder de analytics die hieronder bij ‘Wat de website zelf doet’ staan beschreven, en alleen als u daar toestemming voor heeft gegeven.

8. Gegevens binnen opdrachten

Bouwen wij een website of automatisering voor u, dan komen wij soms in aanraking met gegevens van úw klanten. In dat geval bent u de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Wij leggen dan vooraf schriftelijk vast wat wij met die gegevens mogen doen.

Wij gebruiken gegevens van klanten van onze opdrachtgevers nooit voor eigen doeleinden en voeren ze niet in AI-systemen zonder uitdrukkelijke afspraak vooraf.

9. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG het recht om:

• in te zien welke gegevens wij van u hebben;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• uw gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken of daartegen bezwaar te maken;
• uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen;
• eerder gegeven toestemming in te trekken.

Stuur daarvoor een bericht naar info@slimmeautomatisering.nl. Wij reageren binnen vier weken. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij vragen om een bevestiging vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is.

10. Klacht indienen

Komt u er met ons niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl. We stellen het op prijs als u het eerst bij ons probeert.