Een afspraakbevestiging die persoonlijk voelt
Een automatische bevestiging kan heel gewoon klinken. De inhoud moet vooral kloppen en de klant verder helpen.
Zet de afspraak voorop
Noem wat er is afgesproken, op welke dag, hoe laat en op welke locatie. Maak onderscheid tussen een verzoek en een bevestigde afspraak. Een ingediend formulier betekent niet automatisch dat een tijdslot vaststaat.
Schrijf zoals u zelf spreekt
Een korte, vriendelijke aanhef en duidelijke zinnen passen vaak beter dan formele standaardtaal. Gebruik de bedrijfsnaam herkenbaar. Voeg geen enthousiaste claims of persoonlijke details toe die u niet zeker weet.
Maak wijzigen eenvoudig
Leg uit hoe iemand een afspraak kan wijzigen of een vraag kan stellen. Een menselijke uitweg hoort bij het proces. Voorkom dat een klant alleen kan antwoorden op een adres waar niemand kijkt.
Controleer de koppeling
Voordat u bevestigingen automatisch laat versturen, controleert u of de afspraak echt is vastgelegd. Een aangepaste datum moet in de agenda én in het bericht hetzelfde zijn. Test ook dubbele aanvragen en afzeggingen.